(१) अख्तियारवालाले प्रत्येक निजामती कर्मचारीको अनुसूची–७ बमोजिम पांच
प्रति वैयक्तिक विवरण तैयार गराउनु पर्नेछ ।
(१क) उपनियम (१) बमोजिमको वैयक्तिक विवरण यो नियमावली प्रारम्भ हुंदाका बखत कार्यरत कुनै निजामती कर्मचारीले
नभरेको भए यो नियमावली प्रारम्भ भएको मितिले एक वर्षभित्र र नयां नियुक्ति हुने निजामती कर्मचारीले नियुक्ति भएको एक
महिनाभित्र अनिवार्य रुपमा भरी सक्नु पर्नेछ । उक्त म्यादभित्र पनि वैयक्तिक विवरण नभर्ने निजामती कर्मचारीहरुको तलब रोक्का
गरिनेछ ।
(२) उपनियम (१) बमोजिम तैयार गरिएको वैयक्तिक विवरणको एक प्रति किताब दर्ता गराउन निजामती किताबखानामा, एक
प्रति सो कर्मचारीको सेवा समूह सम्बन्धी मन्त्रालयमा, एक प्रति विभागमा, एक प्रति सामान्य प्रशासन मन्त्रालयमा र एक प्रति सो
कर्मचारी कार्यरत रहेको कार्यालयमा राख्न लगाउनु पर्नेछ ।
(३) उपनियम (२) बमोजिम निजामती कर्मचारी बहाल रहेको कार्यालयमा राखिएको वैयक्तिक विवरण सो कर्मचारी अन्यत्र
सरुवा भएमा अविलम्व सोही कार्यालयमा पठाउनु पर्नेछ ।
(४) उपनियम (२) बमोजिम दर्ताको लागि प्राप्त हुन आएको निजामती कर्मचारीको वैयक्तिक विवरण निजामती
किताबखानाले दर्ता गरी त्यस्तो कर्मचारीको जन्ममिति र ऐनको दफा ३३ बमोजिम अनिवार्य अवकाश हुने मिति समेत किटान गरी
वैयक्तिक विवरण प्रमाणित गरी राख्नु पर्नेछ र यसरी जन्ममिति र उमेर प्रमाणित गर्ने प्रयोजनको लागि निजामती किताबखानाले
आवश्यक परेमा सम्बन्धित कर्मचारीसंग आवश्यक सक्कल प्रमाणहरु समेत पेश गर्न लगाउन सक्नेछ ।
(५) निजामती कर्मचारीले आफ्नो वैयक्तिक विवरणमा कुनै विवरण समावेश गर्नु परेमा त्यस्तो विवरण आंनो कार्यालय
मार्फत निजामती किताबखानामा पठाउनु पर्नेछ र त्यसरी प्राप्त विवरण निजामती किताबखानाले सम्बन्धित कर्मचारीको वैयक्तिक
विवरणमा समावेश गरी सोको जानकारी सामान्य प्रशासन मन्त्रालय तथा सम्बन्धित कर्मचारी र कार्यालयलाई दिनु पर्नेछ ।